Mengintip IT Department Des Moines
Pengalaman ini merupakan lanjutan dari beberapa postingan saya sebelumnya:
Dalam postingan ini, saya akan berbagi pengalaman serta pelajaran yang saya dapatkan selama 4 minggu di Kota Des Moines, khususnya di Departemen Teknologi Informasi.
Struktur Pemerintahan Kota Des Moines
The Armory aka IT Department Building
Pemerintahan Kota Des Moines menggunakan sistem Council/Manager, di mana pemerintahan dipimpin oleh Walikota dan Dewan Kota (City Council). Selanjutnya, Dewan Kota menunjuk:
- City Manager
- City Attorney
- City Clerk (Belum menemukan padanan kata dalam Bahasa Indonesia)
Untuk melaksanakan tugasnya, City Manager menunjuk direktur untuk masing-masing departemen. Saat saya magang, terdapat 16 departemen, yaitu:
- City Manager (ditunjuk oleh Dewan Kota)
- Legal (ditunjuk oleh Dewan Kota)
- City Clerk (ditunjuk oleh Dewan Kota)
- Finance
- Human Resources
- Information Technology
- Civil & Human Rights
- Community Development
- Engineering
- Fire Department
- Housing Services
- Library
- Park & Recreation
- Police
- Public Works
- Wastewater Treatment
Struktur IT Department
IT Department terdiri dari beberapa divisi dengan tugas dan fungsi berbeda, yaitu:
- Administration
- Network Infrastructure
- Enterprise Applications
- Enterprise Resource Planning
- Geographic Information Systems
- Public Safety
- Help Desk
Budaya Kerja dan Dress Code
ACYPL menyarankan para fellows untuk membawa dua jenis dress code untuk kegiatan kantor:
- Business Attire – Kemeja lengan panjang, celana panjang, dan jas.
- Casual Business – Cukup kemeja dan celana panjang saja.
Namun, berdasarkan pengamatan saya, lebih banyak pegawai menggunakan casual business dibandingkan business attire. Hanya pada beberapa agenda formal saja mereka mengenakan pakaian business.
Sistem Absensi dan Meeting Mingguan
Masuk Menggunakan ID Card
Saya bertanya kepada host saya, Direktur IT Department, dan ia menjelaskan bahwa jam kerja normal adalah pukul 07.30 - 16.00, namun banyak pegawai datang lebih awal.
Menariknya, tidak ada mesin absensi untuk mencatat jam masuk dan pulang pegawai. Kinerja pegawai tidak diukur dari jam masuk, melainkan dari hasil kerja mereka.
Setiap Senin pukul 07.30, seluruh pegawai IT Department berkumpul di ruang rapat untuk membahas agenda minggu ini. Setiap divisi mendapat kesempatan untuk melaporkan proyek dan tugas mereka.
Monday Meeting
Fasilitas Kerja dan Keamanan Data
Sebagai fellow yang sedang magang, saya diberikan cubical workstation lengkap dengan PC. Saya juga mendapat email kantor dengan domain dsm (Des Moines) yang dapat digunakan selama saya berada di sana.
Ruangan Utama, cubical saya di urutan kedua dari kanan
Cubical Workstation
Keamanan Email dan Data
IT Department memiliki akses penuh ke semua email kantor. Jika terdapat indikasi penyalahgunaan wewenang, email dapat diperiksa atas permintaan pihak berwenang. Namun, IT Department tetap melakukan penyaringan agar tidak ada informasi rahasia yang bocor.
Selain email, IT Department menggunakan Microsoft Cloud Storage untuk menyimpan data pekerjaan pegawai. Hal ini memungkinkan pegawai mengakses file mereka dari mana saja.
Infrastruktur IT dan Cloud Computing
IT Department memiliki server pusat, tetapi beberapa legacy software masih disimpan di server terpisah. Menurut Direktur IT Department, instansi yang belum memiliki server sendiri lebih disarankan menggunakan layanan cloud daripada membeli server baru.
Hal ini dikarenakan biaya pengadaan dan perawatan server sangat mahal serta sering kali tidak efisien.
Ruang Server
Kesimpulan
Banyak hal menarik yang saya pelajari selama di IT Department Kota Des Moines. Pengalaman ini membuka wawasan saya terhadap sistem pemerintahan dan manajemen IT yang lebih efisien. Saya berharap pelajaran ini dapat memberikan dampak positif bagi saya pribadi serta instansi tempat saya berkarya.
Terima kasih telah membaca! 😊
✍️ Written by Wendy