Mengintip IT Department Des Moines
Categories: opinion-idoversea-id
Cerita tentang pengalaman kali ini masih merupakan lanjutan dari beberapa post saya sebelumnya:
Di sini saya akan menceritakan tentang apa saja yang saya pelajari selama 4 minggu di Kota Des Moines, dimana saya ditempatkan di Departemen Teknologi Informatika Kota.
The Armory aka IT Department Building
Pemerintahan Kota Des Moines berbentuk Pemerintahan Dewan/Manager (Council/Manager), dimana pemerintahan dipimpin oleh seorang walikota dan Dewan Kota (City Council).
Selanjutnya Dewan Kota dapat menunjuk City Manager, City Attorney dan City Clerk (saya belum menemukan padanan kata yang cocok dalam Bahasa Indonesia).
Untuk melaksanakan tugasnya City Manager menunjuk direktur untuk masing-masing departemen. Dimana saat saya magang disana, Des Moines memiliki 16 departemen yang terdiri dari:
- City Manager (ditunjuk oleh dewan kota)
- Legal (ditunjuk oleh dewan kota)
- City Clerk (ditunjuk oleh dewan kota)
- Finance
- Human Resources
- Information Technology
- Civil & Human Rights
- Community Development
- Engineering
- Fire Department
- Housing Services
- Library
- Park & Recreation
- Police
- Public Works
- Wastewater Treatment
Pada IT Department sendiri, terdapat beberapa divisi yang memiliki tugas dan fungsi yang berbeda seperti:
- Administration
- Network Infrastructure
- Enterprise Applications
- Enterprise Resource Planning
- Geographic Information Systems
- Public Safety
- Help Desk
ACYPL menyarankan kami sebagai fellows untuk mempersiapkan 2 jenis dress code yaitu Business dan Casual Business untuk kegiatan kantor. Business, yaitu kemeja lengan panjang, celana panjang dan jas. Sedangkan casual business, cukup kemeja dan celana panjang saja.
Namun, berdasarkan pengamatan saya sehari-hari, lebih banyak yang menggunakan jenis casual business dari pada business, hanya pada beberapa agenda formal saja karyawan Kota Des Moines mengenakan pakaian business.
Masuk Menggunakan ID Card
Ketika saya bertanya kepada host saya, Direktur IT Department, ia menjelaskan bahwa jam kantor yang biasanya adalah pukul 7.30 sampai pukul 16.00, sering kali pegawai datang lebih awal dari 7.30. Kinerja seorang pegawai tidak diukur dari jam masuk kantornya, hal tersebut nampak dari tidak adanya mesin absen untuk merekam jam berapa pegawai masuk dan pulang.
Setiap Senin pukul 7.30, pegawai IT Department berkumpul di ruangan rapat untuk membahas kegiatan selama minggu ke depan. Setiap divisi akan diberi kesempatan untuk menceritakan kegiatan bidangnya selama seminggu. Sehingga semua pegawai mengetahui kegiatan apa yang dilakukan oleh setiap divisi.
Monday Meeting
Sebagai fellow yang sedang "magang" di IT Department, saya diberi sebuah cubical workstation lengkap dengan PC yang bisa langsung digunakan (login) dengan menggunakan email kantor yang diberikan pada saya. Email tersebut merupakan email dengan domain dsm (Des Moines) yang dapat saya gunakan selama saya disana.
Ruangan Utama, cubical yang saya gunakan berada di urutan kedua dari kanan
Cubical Workstation
Satu hal yang dapat saya catat perihal penggunaan email kantor, yaitu semua email masuk maupun keluar dapat dibuka oleh IT Department jika terdapat indikasi kecurangan ataupun tindak penyalahgunaan wewenang. Hal tersebut berlaku untuk setiap email kantor, sehingga apabila ada NGO yang mencurigai seorang oknum pegawai mereka melakukan tidak terpuji, NGO tersebut dapat melakukan permintaan kepada IT Department untuk meminta salinan semua email masuk dan keluar yang bersangkutan. Tentu saja salinan email dimaksud disaring oleh IT Department sehingga tidak ada email yang mengandung rahasia.
Selain email, IT Department menggunakan service cloud as a storage dari microsoft. File pekerjaan pegawai dapat disimpan di cloud sehingga dapat diakses oleh yang bersangkutan dimana saja.
IT Department memiliki server yang terpusat, namun beberapa "legacy software" masih disimpan di server terpisah. Namun Direktur IT Department menyarankan agar instansi yang belum mempunyai server menggunakan cloud service pihak ketiga daripada mempersiapkan server sendiri. Hal ini diakibatkan oleh biaya pengadaan serta perawatan server yang mahal dan mubajir.
Ruang Server
Banyak hal lain yang mungkin belum saya sebutkan di post ini. Saya berharap pengalaman tersebut dapat membuat wawasan saya menjadi lebih luas dan dapat membawa perubahan yang lebih baik bagi saya secara pribadi maupun untuk instansi tempat saya berkarya.